Firmele vor trebui sa angajeze “personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice”. Legea privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice a fost adoptata de Camera Deputatilor si trimisa la promulgare pe data de 2 iulie. Aceasta stabileste regimul juridic al documentelor in forma electronica ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri ori servicii intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica. Persoanele juridice sau fizice pot opta intre emiterea acestor documente in forma electronica si emiterea pe support de hartie.
In prezent, posibilitatea facturarii electronice este prevazuta la art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul Fiscal. Insa conditiile concrete in care se face facturarea electronica sunt sumare, fiind detaliate in normele metodologice. Pentru operatiuni efectuate in Romania, inclusiv pentru livrari intracomunitare, aceste conditii sunt:
1. Partile sa incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare;
2. Sa se garanteze autenticitatea sursei si integritatea continutului facturii prin semnatura electronica;
3. Sa existe un document centralizator pe suport hartie, cu evidenta tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date EDI intr-o luna calendaristica de o persoana impozabila inregistrata conform art. 153 din Codul Fiscal sau a tuturor facturilor astfel primite intr-o luna calendaristica de orice persoana obligata la plata taxei, in cazul in care furnizorul/prestatorul nu este inregistrat conform art. 153 din Codul Fiscal.
Totusi, intr-un raspuns postat pe site-ul ANAF la intrebarea privind conditiile de facturare electronica, opinia expertilor acestei institutii este urmatoarea: “In situatia in care nu se doreste stocarea facturilor prin mijloace electronice, ci doar transmiterea lor catre beneficiar via e-mail, consideram ca nu este necesara indeplinirea conditiilor prevazute mai sus. In sprijinul acestei afirmatii amintim ca nu mai sunt necesare semnarea si stampilarea facturii, prin urmare, factura primita pe e-mail si printata poate fi considerata exemplar original. Consideram ca aceasta procedura are ca scop numai facilitarea punerii la dispozitie a facturii de catre furnizor/prestator clientului si nu se incadreaza in prevederile art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul Fiscal si ale normelor metodologice date in aplicarea acestuia”.
Insa noua reglementare privind emiterea documentelor electronice prevede conditii mult mai stricte.
Noile conditii de facturare electronica
Legea defineste emiterea facturilor in forma electronica drept operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare temporala a facturilor in forma electronica, in scopul arhivarii lor in forma electronica, indiferent daca transmiterea se face in forma electronica sau pe suport de hartie.
Persoana fizica sau juridica ce emite facturi poate sa opteze pentru emiterea facturilor pe suport de hartie sau in forma electronica, cu conditia garantarii autenticitatii, originii si integritatii continutului, conform conditiilor prevazute de noua reglementare. Optiunea nu este definitiva deoarece emitentul poate alege oricand sa schimbe modalitatea de emitere, cu notificarea Ministerului Finantelor Publice.
Factura in forma electronica va respecta continutul stabilit de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii.
Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului facturii in forma electronica va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice.
Facturile emise in forma electronic pot fi transmise destinatarului atat prin mijloace electronice, cat si pe suport de hartie.
Legea mai spune ca transmiterea unei facturi in forma electronica se poate face individual, in pachete sau in loturi. Un pachet de facturi in forma electronica reprezinta doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise la momente de timp diferite si transmise catre acelasi beneficiar la acelasi moment de timp. Lotul de facturi in forma electronica se refera la doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise la momente de timp diferite si transmise catre beneficiari diferiti la acelasi moment de timp.
Personal de specialitate si externalizarea serviciilor
In ceea ce priveste conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca emitentii, legea spune sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare. Ce inseamna “personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice”, daca trebuie sa aiba vreo calificare in acest sens, vom vedea in normele metodologice.
O alta conditie impusa de noua reglementare este ca emitentii trebuie sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronic.
Legea prevede si conditiile in care pot fi externalizate serviciile de emitere, transmitere si arhivare a facturilor in forma electronic. Acestea pot fi realizate si de catre alte persoane decat emitentul de drept al facturii in forma electronica, in urmatoarele conditii:
a) sa indeplineasca conditiile privind cunostintele de specialitate si mijloacele tehnice;
b) sa existe un contract valabil incheiat intre emitentul de drept al facturii in forma electronica si un furnizor de servicii de emitere a facturilor in forma electronica.
Certificatul aferent semnaturii electronice a persoanelor care presteaza servicii de emitere, transmitere sau arhivare a facturilor in forma electronica va contine informatii privind calitatea de furnizor de servicii si datele sale de identificare.
Conversia facturilor
Furnizorii de servicii de emitere a facturilor in forma electronica pot sa presteze servicii de conversie a unei facturi deja emise pe suport de hartie in factura in forma electronica, la cererea beneficiarului.
Conversia se poate realiza numai dupa factura in original. Factura in forma electronica rezultata dobandeste calitatea de document justificativ numai dupa inscrierea precizarii: „Prezenta factura este conforma cu originalul emis initial pe suport de hartie avand seria .... nr. ........ din data de ........., emisa de ...................” si atasarea semnaturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor in forma electronica, precum si a marcii temporale certificand momentul conversiei, atat in cazul facturilor individuale, cat si in cazul in care conversia se face pentru un pachet sau lot de facturi.
Chitanta in forma electronica
Chitanta in forma electronica va contine aceleasi elemente ca si cea pe hartie, insa se va aplica atat marca temporala, cat si semnatura electronica a emitentului chitantei. Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului chitantei va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice. Conversia chitantelor se va face in aceleasi conditii ca si in cazul facturilor.
Amortizarea cheltuielilor cu emiterea electronica
Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica, cheltuielile efectuate cu investitiile pentru dotari si alte utilitati necesare desfasurarii acestei activitati sunt amortizabile pe o perioada de 5 ani de la prima inregistrare ca utilizator de factura in forma electronica.
Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica privind investitiile legate de modificarea si perfectionarea sistemelor informatice utilizate in activitatea de facturare electronica sunt amortizabile pe o perioada de 3 ani, incepand cu data initierii investitiei, probata cu hotararea administratorului, respectiv a Consiliului de Administratie al persoanei care initiaza cheltuiala, iar in cazul persoanelor fizice, prin declaratie pe propria raspundere.
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu